Verwaltungsprogramm Verein

[heinzaushh]

Ich bin auf der Suche nach einem vernünftigen Verwaltungsprogramm, folgendes sollte es können:

 

-Flexible Verwaltung der Mitgliedsbeiträge, d,h. die Beiträge werden jährlich gezahlt, aber nicht zu bestimmten Stichtagen, z.B. bezahlt am 17.03.2024, Mitgliedschaft läuft dann bis zum 17.03.2025. Schön wäre dann wenn über das Programm der Hinweis der abgelaufenen Mitgleidschaft käme.

- Ausreichend Raum bei Adressdaten, da auch auch Postalische Zusätze für Mitglieder ausserhalb D aufgenommen werden müssen

- Gruppenmails / Einzelmails 

- möglichst einfach und simpel

- max. Umfang liegt bei rund 70 Mitgliedern

 

Muss keine Freeware sein.

 

Jemand einen praktischen Tip?

[gunvlog]

Es gibt die Software MeinVerein von Buhl Data, das über viele solche Funktionen verfügt.

In meiner letzten SLG haben wir das verwendet, es aber irgendwann verworfen, weil kaum einer die Funktionen wirklich verwendet hatte oder verwenden wollte.

 

In unserer neuen SLG haben wir uns für einen einfacheren Weg entschieden.

Microsoft bietet für Gemeinnützige Institutionen, wie Vereine ein kostenloses Office 365 Business an. Auch wenn es in erster Linie die reine Office Online ist, wer privat die Applikationen wie Outlook, etc. Nutzt, kann die Vereinkonten dort einbinden.

Mit dabei sind somit auch Applikationen wie MS Teams, dass genauso auf mobilen Geräten für Chats, collaboratives Arbeiten, etc. Verwendet werden kann. Lizenzen werden, ich glaube, für bis zu 1000 Mitarbeiter/Mitglieder bereitgestellt.

Excel, Word, Powerpoint, MS Forms (z.B. für Umfragen im Verein), etc. Alles mit drin.

MS Teams nutzen wir dann z.B. für Vorstandssitzungen aber auch für Mitgliederversammlungen, wenn eine F2F Versammlung terminlich nicht hinhaut.

 

Für die Finanzen kann Excel verwendet werden. Der Beitragseinzug erfolgt über SEPA und kann bei den allermeisten Banken im Onlinebankingportal bearbeitet werden.

Meine Erfahrung ist leider, wenn gerade für das Onlinebanking eine Drittanbietersoftware verwendet wird, kommt es oft zu Störungen, da z.B. durch Software- und Modulupdates am System etwas geändert wird (auf beiden Seiten). 

Die SEPA muss oftmals manuell gestartet werden. Wenn das mal wegen Urlaub oder Krankheit übersehen wird, läuft der Job nicht und die Beiträge werden nicht eingezogen.

[heinzaushh]

vor einer Stunde schrieb gunvlog:

Mit dabei sind somit auch Applikationen wie MS Teams, dass genauso auf mobilen Geräten für Chats, collaboratives Arbeiten, etc. Verwendet werden kann. Lizenzen werden, ich glaube, für bis zu 1000 Mitarbeiter/Mitglieder bereitgestellt.

Excel, Word, Powerpoint, MS Forms (z.B. für Umfragen im Verein), etc. Alles mit drin.

MS Teams nutzen wir dann z.B. für Vorstandssitzungen aber auch für Mitgliederversammlungen, wenn eine F2F Versammlung terminlich nicht hinhaut.

 

Für die Finanzen kann Excel verwendet werden. Der Beitragseinzug erfolgt über SEPA und kann bei den allermeisten Banken im Onlinebankingportal bearbeitet werden.

Meine Erfahrung ist leider, wenn gerade für das Onlinebanking eine Drittanbietersoftware verwendet wird, kommt es oft zu Störungen, da z.B. durch Software- und Modulupdates am System etwas geändert wird (auf beiden Seiten). 

Danke für deine Antwort.

 

Genau dies such ich nicht, mit einfach und simpel meinte ich ohne Exel und sonstigen Kram.

Vermutlich ist das was ich suche viel zu einfach, es würde nicht mehr wie die von mir genannten Punkte benötigen, alles andere brauche ich nicht.

Ja, ich weiss, funktioniert über exel und sonstwas- aber nur wenn man weiss wie, und ich hab besseres zu tun wie Tagelang zu versuchen irgendwelche Tabellen zu erstellen und online nach Lösungen oder Tutorials zu suchen.

 

 

[sonnyboy]

Schau Di doch mal diese Seite an. Vielleicht ist da etwas dabei.

 

https://www.softwareabc24.de/verein-software/

[heinzaushh]

Ja, die kenn ich ich. Hatte die Hoffnung ein user sagt: das benutze ich, total einfach und das was du suchst......

[markus.thaddaeus]

Wir haben die Software zur Vereinsverwaltung von MTH-Software.

 

https://www.mth-software.de

 

Viele Grüße,

Markus

[lrn]

Das Problem ist wie oft in der IT weniger, eine Software einzuführen, sondern die Leute, die sie benutzen sollen.

 

Wenn es um reine Mitgliederverwaltung geht, dann ist es letztendlich egal, das kann dann zumindest für kleinere Vereine auch eine Tabellenkalkulation, wenn man den Bankeinzug auf andere Weise macht und nicht mehrere Personen damit arbeiten müssen.

 

Die meiste Vereinssoftware ist zwangsläufig recht allgemein gehalten. Schließlich soll sie für alle möglichen Vereine passen. Daher kann es am Anfang umständlich sein, eine Datenbank für den eigenen Verein anzupassen. Weniger von der Software her, als eine Datenstruktur zu erstellen.

Beispielsweise sollte ein Schützenverein, wenn er denn schon eine extra Software verwendet, auch verschiedene Verbandsmitgliedschaften, waffenrechtliche Erlaubnisse (WaffG!), Aufsichtsberechtigungen (AWaffV!) und Arbeits-/Aufsichtsdienste erfassen können.

 

Admidio fehlt in der Liste. Kostenlose, webbasierte, recht flexible PHP/SQL-Lösung für eigenen Webspace.

 

Demo:

https://www.admidio.org/demo/adm_program/modules/announcements/announcements.php

[gunvlog]

vor 1 Stunde schrieb heinzaushh:

Danke für deine Antwort.

 

Genau dies such ich nicht, mit einfach und simpel meinte ich ohne Exel und sonstigen Kram.

Vermutlich ist das was ich suche viel zu einfach, es würde nicht mehr wie die von mir genannten Punkte benötigen, alles andere brauche ich nicht.

Ja, ich weiss, funktioniert über exel und sonstwas- aber nur wenn man weiss wie, und ich hab besseres zu tun wie Tagelang zu versuchen irgendwelche Tabellen zu erstellen und online nach Lösungen oder Tutorials zu suchen.

 

 

wie eingangs erwähnt Mein Verein

https://www.buhl.de/meinverein/wiso-meinverein-web?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=mv_brand&utm_campaignid=6525538264&utm_account=252-574-1543&utm_term=wiso mein verein&utm_device=t&gad_source=1&gclid=CjwKCAjwt-OwBhBnEiwAgwzrUt96cx8VCMk0UqYsYBHszsHL8qPXfGPEVN4wR3sJ-ENlgSrzKt6LfRoCQeEQAvD_BwE

 

Es gibt eine PC Version und das Onlineportal und Smartphone App.

Da ist ein Bankingmodul mit drin, Mitgliederverwaltung, etc. Das ist im Grunde die Eierlegende Wollmilchsau, aber eben auch anfällig.

Eine Lösung ohne sich mit der Thematik auseinanderzusetzen wird es nicht geben, da egal welche Lösung man nimmt, man muss lernen wie es funktioniert.

 

Wie oben erwähnt, wir machen das alles mit MS Office. Unser 2. VS hat eine Exceltabelle gebaut, für die Einnahmen-/Ausgaben des Vereins. Die SEPA läuft komplett über das Onlinebankingportal.

Rundmails machen wir über das bereitgestellte MS Exchange, das im o.g. kostenlosen Paket dabei ist. Damit kann man einfachst Mailinggruppen in Outlook verwenden.

 

Diese Variante, da spreche ich aus eigener Erfahrung, ist einfacher zu verwenden, als z.B. WISO Mein Verein, da die meisten proprietären Lösungen zu viele Optionen anbieten, als man tatsächlich benötigt, dadurch aber die Software überladen und unübersichtlich machen.

 

Aber am Ende muss das jeder für sich entscheiden. Arbeit verursachen alle Möglichkeiten und damit Zeitaufwand.

[tont]

Wir verwenden in unserer SLG seit einiger Zeit easyverein:

 

https://easyverein.com

 

Die Software ist voll skalierbar, vom kleinen Verein bis zum kompletten Verband. Je nach Vereinsgröße und Bedarf lassen sich verschiedene Module buchen. Wer z.B. keine Buchhaltung benötigt, lässt das Modul einfach weg.

 

Klar ist, eine Software in diesem Umfang benötigt eine gewisse Einarbeitungszeit. 

 

Für mich als Schriftführer ist die Software eine große Erleichterung, die die Mitgliederverwaltung und Kommunikation sehr vereinfacht. So läuft z.B. der komplette Aufnahmeantrag digital über die Software. Das Neumitglied füllt diesen in Ruhe daheim oder am Handy aus. Mit einem Klick, können wir dann die Aufnahme genehmigen oder nicht. Alle Daten sind dann direkt in der Mitgliederkartei, nichts muss mehr von Hand eingetragen werden.

Mit individuellen Feldern können wir zudem für jedes Mitglied z.B. seine vorhandenen Berechtigungen etc. speichern. Also ob z.B. Berechtigung zur Standaufsicht, Schießleiter, JubaLi etc. vorliegt. Vereinsjubiläen, Geburtstage usw. werden direkt angezeigt, so dass man auch hier nichts vergisst. 

Zu jedem Mitglied lassen sich individuelle Dokumente und Vorgänge ablegen, z.B. Anträge für ein WBK oder jeglicher Schriftverkehr. 

Die komplette Kommunikation per Mail (und Brief) lässt sich auch rechtssicher dokumentieren. Denn jede Mail oder jedes Schreiben wird der individuellen Person zugeordnet und in seiner Akte gespeichert. So lässt sich z.B. nachweisen, dass der Person XY am X.X. folgende Mail / Schreiben zuging.

 

Auch die Terminverwaltung und der Kalender sind super. Mitglieder können z.B. ganz einfach über die zur Software dazugehörigen App alle Vereinstermine sehen, ihre Teilnahme an Veranstaltungen oder Trainings zu- oder absagen. Über ein Kalenderabo haben wir auch alle Termine des Landesverbandes in die App integriert, so dass das Mitglied nicht mehr auf zig Webseiten nach den ganzen Infos suchen muss.

 

Das ist jetzt nur ein kleiner Ausschnitt, was die Software kann… da gibt es unzählige Möglichkeiten z.B. Verwaltung und Ausleihmanagement von Vereinseigentum (z.B. Vereinswaffen), Verwaltung aller Sitzungsprotokolle, integrierte Videokonferenzlösung usw. usw.

 

 

Leider kann ich zum sehr umfangreichen Buchhaltungsmodul nichts sagen, da ich dieses nicht nutze.

 

[heinzaushh]

vor 1 Stunde schrieb lrn:

Das Problem ist wie oft in der IT weniger, eine Software einzuführen, sondern die Leute, die sie benutzen sollen.

Das Problem in der IT ist eher das 80% des Angebotes/ Leistungsumfangs nicht benötigt werden, diese aber die Benutzung unnötig erschweren.

[ASE]

MeinVerein hatte ich nur mal zur Finanzverwaltung und nach dem der Import und Integration alter Buchungsdaten von 2 verschiedenen Konten dem Programm  nicht nahezubringen war, bin ich auf Lexoffice rüber.

 

Wenn ihr nur 1 Konto habt, bzw der Import alter Daten egal ist,  dann ist die neben der Finanzfunktionalität die Vereins-Funktionalität (Mitgliederverwaltung etc) für euch das richtige. 

 

Als gemeinnütziger Verein ("Förderung des Sports") mit entsprechendem Bescheid könnt ihr da über Stifter-Helfen Sonderkonditionen bekommen

 

https://www.stifter-helfen.de/

[heinzaushh]

vor 2 Stunden schrieb ASE:

Als gemeinnütziger Verein ("Förderung des Sports") mit entsprechendem Bescheid könnt ihr da über Stifter-Helfen Sonderkonditionen bekommen

Etwas komplizierter, USA non profit organisation mit EU Membern.

Bearbeitet 12. April von heinzaushh

[ASE]

Maßgeblich dürfte doch eure Rechtsform hier in D sein?

 

- e.V.

und

- gemeinnützigkeit Anerkannt

 

Sonst wird es glaube ich schwierig?

Bearbeitet 12. April von ASE

[heinzaushh]

Ist ja hier nebensächlich, war lediglich die Antwort auf deinen Hinweis

vor 5 Stunden schrieb ASE:

Sonderkonditionen

Ein Verein muss nicht zwingend gemeinnützig und oder e. V. sein.

Dazu gibt es zig anderer rechtliche Formen von zusammenschlüssen interessierter Personenkreise.

 

Bearbeitet 12. April von heinzaushh

[ASE]

Schon richtig, Stifter helfen unterstützt nur gemeinnützige e.V. nach deutschem Recht.

 

Dan habt einen ihr die vollen kosten, sollte aber auch noch ok sein bei 70 Mitgliedsrn

 

Bei meinVerein war glaube ich auch so eine art App/Chat und Newsletter für Mitglieder integriert 

 

Ist eben eine Online Vereinsverwaltung mit Finanzmodul

 

 

 

[gunvlog]

vor 1 Stunde schrieb heinzaushh:

Ist ja hier nebensächlich, war lediglich die Antwort auf deinen Hinweis

Ein Verein muss nicht zwingend gemeinnützig und oder e. V. sein.

Dazu gibt es zig anderer rechtliche Formen von zusammenschlüssen interessierter Personenkreise.

 

 

Richtig, nur sind oftmals Sonderkonditionen an eine vorhandene Gemeinnützigkeit gekoppelt

[lrn]

vor 10 Stunden schrieb heinzaushh:

Das Problem in der IT ist eher das 80% des Angebotes/ Leistungsumfangs nicht benötigt werden, diese aber die Benutzung unnötig erschweren.

 

Ja, das kommt auch dazu.

[callahan44er]

https://www.holdi.de/vereinssoftware/

Guck dir das mal an. Ist sogar speziell für Schützen. Wir haben das. Allerdings nutze ich es nur für die Mitgliedserfassung und Abrechnung. 

[de enig echte]

Wir nutzen seit Jahren schon Clubdesk bei uns im Verein. Sowohl zur Mitglieder Administration als auch zur finanziellen Verwaltung aller Aufgaben. 

 

Vorteil jeder berechtigte (einstellbar) hat jederzeit von überall Zugriff auf die Daten, ohne das wir Listen usw. verbreiten mössen.

 

Nachteil in der gratis Version kann nur einmal im Jahr über Einzugsermächtigung Beiträge usw. über Bankeinzug gemacht werden.

 

Gute Tutorials und sehr guter Helpdesk.

Bearbeitet 13. April von de enig echte

[Thomas2608]

Hier noch eine Möglichkeit: DAVOweb
https://www.davoweb.de
Ist vom Verband Wohneigentum, kann aber auch extern genutzt werden. 

VG Thomas 

[ThomasMueller]

Wir verwenden
https://www.intellionline.de/Loesungen/IntelliVerein/#192612


Cloudlösung, sehr zufrieden und für 10 € im Monat recht günstig.

[scotty600]

Ich kann uneingeschränkt netxp-verein empfehlen. Fairer Preis, robuste online Banking Anbindung Alle möglichen Mitgliedsbeitragkonstellation möglich und Robust. Schneller Service mit direktem Kontakt. Wenn keine Anlagenbuchhaltung / Bilanzierung notwendig ist, kann man damit auch den Jahresabschluss EÜR auf Knopfdruck erledigen.

[Rohrzange]

Am 12.4.2024 um 07:41 schrieb heinzaushh:

...

- möglichst einfach und simpel

...

 

Jemand einen praktischen Tip?

Falls keine Banking- und Onlinefunktion benötigt wird und ein Mitglied mit Programmierkenntnissen im Verein vorhanden ist, dann ist selber programmieren am flexibelsten. Und damit sind dann auch die Merkmale einfach und simpel und zugeschnitten für die Bedürfnisse des Vereins möglich.

[weyland]

vor 2 Stunden schrieb Rohrzange:

Falls keine Banking- und Onlinefunktion benötigt wird und ein Mitglied mit Programmierkenntnissen im Verein vorhanden ist, dann ist selber programmieren am flexibelsten.

 

Worst Case.

Irgendwann ist der Programmierer weg, hat keine Lust mehr, war doch nicht so gut wie gedacht. etc.  Dann steht man vor den Trümmern seiner Vereinsverwaltung.

Außerdem sollte man als Vorstand nicht vergessen, daß man sich auch innerhalb eines Rechtsrahmens bewegt, der auf Schluderei und Unfähigkeit mit empfindlichen Strafen reagieren kann.

Unter anderem sind "technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um zu gewährleisten, dass die Sicherheits- und Schutzanforderungen des Bundesdatenschutzgestzes und der Datenschutzgrundverordnung erfüllt sind". Da fallen so Stichworte wie "Stand der Technik" und "zügige Wiederherstellung der Daten nach einem Zwischenfall", die der Heimprogrammierer selten zu erfüllen in der Lage ist.

 

[Rohrzange]

vor 9 Stunden schrieb weyland:

 

Worst Case.

Irgendwann ist der Programmierer weg, hat keine Lust mehr, war doch nicht so gut wie gedacht. etc.  Dann steht man vor den Trümmern seiner Vereinsverwaltung.

 

Man kann sich auch den Quellcode geben lassen und in der Regel dürfte das dann ein Frontend für ein bestehendes SQL Datenbanksystem werden.

 

 

Zitat

Außerdem sollte man als Vorstand nicht vergessen, daß man sich auch innerhalb eines Rechtsrahmens bewegt, der auf Schluderei und Unfähigkeit mit empfindlichen Strafen reagieren kann.

Unter anderem sind "technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um zu gewährleisten, dass die Sicherheits- und Schutzanforderungen des Bundesdatenschutzgestzes und der Datenschutzgrundverordnung erfüllt sind". Da fallen so Stichworte wie "Stand der Technik" und "zügige Wiederherstellung der Daten nach einem Zwischenfall", die der Heimprogrammierer selten zu erfüllen in der Lage ist.

Aus dem Grund habe ich gesagt, wenn keine Banking- und Onlinefunktion benötigt wird. Dann ist das nämlich nur eine Anwendung, die auch auf einem abgeschottenen Inselrechner laufen kann, vergleichbar mit der selbstgestrickten Excel Tabelle, nur in viel bequemer in der Anwendung. Eine zügige Wiederherstellung ist kein Problem, wenn ein SQL DBMS verwendet wird. Außerdem muss das kein Heimprogrammierer sein, er kann durchaus dafür qualifiziert sein und sich mit seinen Fähigkeiten ehrenamtlich im Verein einbringen.